Informativa Privacy

Gentile Interessato,

ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, le società del Gruppo Retelit appresso indicate, La informano che i dati relativi alla Sua impresa (di seguito, il “Cliente”) e i dati personali relativi alle persone fisiche che agiscono in nome e per conto di essa (di seguito, i “Dati”), saranno trattati e conservati nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali UE 2016/679 (in seguito “GDPR”), della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, e in conformità alla presente informativa.

Resta inteso che è Sua responsabilità informare le persone fisiche che agiscono per Suo conto, del trattamento dei Dati di cui alla presente informativa e richiedere loro, ove necessario, il consenso.

 

1. Chi siamo.

ll Gruppo Retelit è costituito dalla Capogruppo Retelit S.p.A. e dalle altre Società che tratteranno i dati in qualità di Contitolari del trattamento in virtù dell’Accordo di Contitolarità stipulato ai sensi dell’articolo 26 del GDPR, il cui contenuto essenziale è disponibile su sua richiesta ai contatti sotto riportati. I Contitolari sono:

• Retelit S.p.A. con sede legale in via Pola 9, Milano – 20124;
• Retelit Digital Services S.p.A. (RDS) con sede legale in via Pola 9, Milano – 20124;
• Irideos Datacenter Italia S.r.l. con sede legale in via Pola 9, Milano – 20124;
• Brennercom Tirol GmbH con sede legale in Eduard Bodem Gasse 8, 6020 Innsbruck.

di seguito, collettivamente il “Gruppo Retelit” e/o i “Contitolari”.

Per qualsiasi richiesta in materia di trattamento dei Dati sarà in ogni caso possibile rivolgersi anche alla Capogruppo Retelit S.p.A., inviando

• una raccomandata A/R alla sede legale
• una PEC all’indirizzo retelit@pec.retelit.com oppure
• una e-mail all’indirizzo privacy@retelit.it.

Si veda per le Società appartenenti al Gruppo Retelit il sito internet, alla pagina www.retelit.it/it/azienda/le-aziende-del-gruppo

 

2. Responsabile della protezione dei dati.

I Contitolari del Gruppo Retelit hanno designato un Responsabile per la Protezione dei Dati Personali (RPD/DPO).

Il RPD/DPO per le Società sottoindicate:

• Retelit S.p.A. con sede legale in via Pola 9, Milano – 20124;
• Retelit Digital Services S.p.A. (RDS) con sede legale in via Pola 9, Milano – 20124;
• Irideos Datacenter Italia S.r.l. con sede legale in via Pola 9, Milano – 20124.

contattabile tramite e-mail, all’indirizzo dpo@retelit.it.

 

3. Tipologia di Dati e modalità di trattamento.

Nel contesto delle attività connesse all’instaurazione e alla successiva gestione del rapporto contrattuale con Lei e/o con l’organizzazione della quale è referente, i Contitolari raccolgono e trattano le seguenti categorie di Dati:

1. a) dati anagrafici e identificativi (e.g., nome, cognome, codice fiscale, partita IVA, documenti di identità, immagini, audiovideo al fine dell’identificazione e del perfezionamento del contratto, on line), informazioni relative alle offerte sottoscritte e ai prodotti acquistati;
2. b) dati appartenenti a particolari categorie ai sensi dell’art. 9 del Regolamento Privacy, e nello specifico dati relativi allo stato di salute, necessari per l’attivazione di particolari Servizi e/o per beneficiare di agevolazioni;
3. c) dati di contatto, quali indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, contenuto della richiesta di informazioni;
4. d) dati inerenti all’uso di social network in caso di contatto tramite canale social (ad esempio, nickname, immagine del profilo). Si precisa che l'accesso attraverso i canali social e l'utilizzo di questi ultimi sono soggetti ai termini e condizioni e alle informative sulla privacy e cookie dei social network medesimi;
5. e) registrazioni vocali, immagini video, firma elettronica avanzata (FEA) per espletare il processo identificazione on line, strumentale a fornire i Servizi di telefonia mobile;
6. f) dati di traffico telefonico, telematico e dati relativi alla tipologia di dispositivi utilizzati per l’utilizzo dei servizi;
7. g) azienda, settore, ruolo lavorativo, funzione;
8. h) coordinate bancarie (e.g. codice IBAN, numero carta di credito, ecc.) altre informazioni necessarie per finalità di pagamento e/o fatturazione (ove applicabile);
9. i) dati relativi alle Sue abitudini di consumo e preferenze, per inviarLe offerte mirate di prodotti e/o servizi dei Contitolari e/o di partner commerciali;
10. j) in generale, ogni altra informazione necessaria per l’instaurazione e la successiva esecuzione del contratto o per attività accessorie e/o funzionali;
11. k) dati raccolti nell’ambito di sondaggi e altre attività di “customer satisfaction” finalizzati a rilevare il grado di soddisfazione e/o a migliorare la qualità del servizio reso alla Clientela;
12. l) dati inerenti allo svolgimento di analisi dei dati di traffico telefonico e telematico, in modalità anonima e aggregata per migliorare le tecnologie e i servizi erogati dai Contitolari;
13. m) dati forniti da terze parti e/o partner, ad esempio dati sulla solvibilità dei propri clienti, provenienti da registri e archivi pubblici e privati;
14. n) dati per permetterci di adempiere a provvedimenti delle Autorità pubbliche;
15. o) dati identificativi della cella telefonica a cui si è connessi, durante la fruizione dei Servizi di telefonia mobile;
16. p) dati relativi alla solvibilità ed alla puntualità dei pagamenti, per prevenire il rischio di possibili frodi, furti di identità e rischio del credito.

I Contitolari raccolgono i Dati :

• presso l’interessato, tramite operatori di customer care e con altre modalità di contatto, quali, a titolo di esempio, i siti web e le applicazioni su dispositivi mobili come i tablet e gli smartphone;
• attraverso soggetti terzi, le centrali di rischio finanziario e rivenditori, quando agiscono come Titolari autonomi;
• da fonti pubbliche, come registri, elenchi e documenti liberamente accessibili (quali i bilanci o le visure camerali), nonché da fonti come le testate giornalistiche cartacee e/o digitali, le informazioni attinte da elenchi telefonici, da siti web di enti pubblici e delle autorità di vigilanza e controllo.

 

4. Finalità e base giuridica del trattamento.

I Dati personali sono trattati:

1. a) per adempiere agli obblighi legali e/o regolamentari cui sono soggetti i Contitolari, inclusi gli obblighi di natura fiscale, contabile, amministrativa, connessi alla prestazione dei servizi o vendita dei loro prodotti, compresa l’assistenza tramite il supporto clienti e inviarti comunicazioni di servizio (ad esempio aggiornamenti e modifiche delle condizioni contrattuali, interruzioni del servizio o casi eccezionali e di emergenza) nonché per rilevare e verificare eventuali problematiche tecniche, svolgere attività di manutenzione tecnica anche da remoto;
2. b) per l’esecuzione dei contratti di cui l’interessato è parte e per l’adozione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta;
3. c)per l’espletamento di ordinarie attività precontrattuali connesse e/o strumentali all’instaurazione del rapporto contrattuale, quali, a titolo esemplificativo, verifiche del merito creditizio, della solvibilità e/o dell’affidabilità, per prevenire il rischio di possibili frodi, furti di identità e rischio del credito;
4. d) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto dei Contitolari, anche in sede giudiziaria;
5. e) per lo svolgimento di operazioni societarie, quali cessioni, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni organizzative;
6. f) per l’invio di e-mail promozionali (c.d. “Soft-spam”), per cui i Contitolari potranno utilizzare le coordinate di posta elettronica da Lei fornite nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio analogo, senza richiedere il consenso, se adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. Al momento della raccolta e in occasione dell'invio di ogni comunicazione effettuata, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente;
7. g) per l’invio di sondaggi e altre attività di “customer satisfaction” finalizzati a rilevare il grado di soddisfazione e/o a migliorare la qualità del servizio reso alla Clientela;
8. h) per attività di marketing diretto, consistente nell'invio di materiale pubblicitario o nel compimento di ricerche di mercato, di comunicazione commerciale e promozionale, newsletter, tramite mezzi automatizzati (posta elettronica, SMS) e mezzi tradizionali (telefonata con operatore e posta cartacea). Per confrontare ed eventualmente migliorare i risultati delle comunicazioni automatizzate, i Contitolari potranno utilizzare sistemi con report, che permettono di conoscere il numero dei lettori e delle interazioni con il messaggio, i dispositivi ed i sistemi operativi utilizzati per leggere la comunicazione.
9. i) per attività di profilazione non automatizzata, per cui i dati personali inseriti in Data Base/CRM aziendali/piattaforme, saranno utilizzati per effettuare analisi, valutazioni, al fine di migliorare la gestione dei servizi ed inviare comunicazioni promozionali mirate;
10. j) per lo svolgimento di analisi dei dati di traffico telefonico e telematico, in modalità anonima e aggregata per migliorare le tecnologie e i servizi erogati dai Contitolari;
11. k) per l’espletamento del processo di attivazione delle SIM card, al fine dell’identificazione e del perfezionamento del contratto on line;
12. l) per la verifica della qualità sei servizi forniti al Cliente e per la formazione del personale di Customer Care.

 

5. Base giuridica

Il trattamento dei Dati per le finalità sub a), b) c), k) non richiede il Suo consenso in quanto è necessario per adempiere ad obblighi legali e per l’esecuzione dei contratti di cui Lei è parte e/o per l’adozione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, c. 1, lett. b) e c) del GDPR.

Il trattamento dei Dati per le finalità sub d), e), f), g), j), l) non richiede il Suo consenso in quanto è necessario per il perseguimento del legittimo interesse dei Contitolari, ai sensi dell’art. 6, c. 1, lett. f) del GDPR.

Il trattamento dei Dati per le finalità sub h), i) richiede il Suo consenso ai sensi dell’art. 6, c. 1, lett. a), che potrà essere revocato in qualsiasi momento.

 

6. Conferimento dei dati.

Il conferimento dei Dati per le finalità sub a), b) c) costituisce, rispettivamente, un obbligo legale e contrattuale. In questi casi, il mancato conferimento dei Dati comporterà l’impossibilità per i Contitolari di instaurare e/o proseguire nei rapporti commerciali con Lei.

Il conferimento dei Dati per la finalità sub d), e), f), g), j), l) è necessario per il perseguimento del legittimo interesse dei Contitolari, ferma restando la Sua facoltà di opporsi in qualsiasi momento al trattamento in caso di situazioni particolari che la riguardano. Il mancato conferimento impedirà il raggiungimento dell’interesse legittimo dei Contitolari come indicato nelle finalità sopra riportate. Il diniego dovrà essere bilanciato con l’interesse legittimo dei Contitolari.

Il conferimento dei Dati per la finalità sub h), i) è facoltativo e il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità per i Contitolari di trattare i dati personali per le finalità sopra riportate.

Per quanto concerne la finalità sub f), sarà possibile per le Società utilizzare le coordinate di posta elettronica da Lei fornite nel contesto di una precedente vendita di prodotti e servizi ferma restando la Sua possibilità di opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento (inizialmente o in occasione delle successive comunicazioni), con le modalità descritte nell’apposita sezione della presente informativa.

 

7. Destinatari o categorie di destinatari.

I dati non saranno diffusi. I dati personali potranno essere comunicati a soggetti qualificati come Contitolari, Titolari autonomi, o Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) e trattati da persone fisiche (art. 29 GDPR) che agiscono sotto l’autorità dei Contitolari e dei Responsabili sulla base di specifiche istruzioni fornite, in ordine a finalità e modalità del trattamento.

I dati saranno comunicati a destinatari appartenenti alle seguenti categorie:

• dipendenti o collaboratori a qualsiasi titolo, dei Contitolari o delle Società del Gruppo;
• società del gruppo, anche con sede in Paesi SEE;
• soggetti che gestiscono/supportano/assistono, anche solo occasionalmente, i Contitolari nell’amministrazione del Sistema Informativo e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica, siti web e/o piattaforme web);
• soggetti ed enti, previsti dalla vigente normativa in materia contabile e fiscale come destinatari di comunicazioni obbligatorie, fornitori di servizi di assistenza e consulenza con riferimento alle attività dei settori tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo, IT, commerciale, creditizio, fiscale, ricerche di mercato, marketing;
• soggetti italiani ed esteri che effettuano servizi di acquisizione, lavorazione ed elaborazione dei dati necessari per la fruizione dei servizi all’utenza, ivi compresi i servizi di collegamento/ interconnessione/roaming (nazionale ed internazionale) e i servizi di portabilità;
• istituti bancari ed equiparati;
• rete commerciale e distributiva;
• potenziali acquirenti ed entità risultanti dalla fusione o ogni altra forma di trasformazione giuridica;
• soggetti e componenti dell’Organismo di Vigilanze;
• Autorità competenti.

L’elenco dei Responsabili del trattamento è disponibile dietro richiesta dell’interessato, scrivendo all’indirizzo privacy@retelit.it.

 

8. Periodo di conservazione.

I Contitolari tratteranno i Suoi Dati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità indicate e descritte nella presente informativa.

In particolare, a seconda della finalità di trattamento, i periodi di conservazione previsti sono i seguenti:

Attività precontrattuali	fino a 60 mesi dalla raccolta dei Dati
Adempimento di obblighi di legge	fino a 10 anni dopo la cessazione della fornitura dei servizi/prodotti
Finalità amministrative, contabili e fiscali, compreso operazioni societarie, quali cessioni, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni organizzative	fino a 10 anni dopo la cessazione della fornitura dei servizi/prodotti
Identificazione on line per attivazione servizi di telefonica fissa	fino a 10 anni dopo la cessazione della fornitura dei servizi/prodotti
Audit di firma - servizio FEA ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i. (di seguito “CAD”) e del DPCM del 22 Febbraio 2013 art. 57, lettera b) e successive modifiche	fino a 20 anni dalla raccolta dei dati
Verifica del grado di affidabilità finanziaria, solvibilità e prevenzione delle frodi	per la durata del rapporto contrattuale
Finalità di marketing cd. “soft spam”	fino a opposizione “opt-out” secondo l’articolo 21 paragrafi 2 e 3 GDPR
Trattamento per lo svolgimento di attività di marketing diretto	fino alla revoca del consenso o fino a 24 mesi dalla cessazione del rapporto contrattuale
Profilazione non automatizzata	fino alla revoca del consenso o fino a 24 mesi dalla cessazione del rapporto contrattuale
Trattamento per la gestione del contenzioso extragiudiziale, giudiziario e regolamentare	Per la durata del rapporto contrattuale, salvo proroga in caso di eventuale pendenza di contenziosi con i clienti del Gruppo Retelit
Registrazione delle chiamate per la verifica della qualità dei servizi e della formazione degli addetti al Customer Care	fino a 90 giorni dall’acquisizione della registrazione
Svolgimento di sondaggi e altre indagini di “Customer Satisfaction”	Fino a 24 mesi dalla cessazione del rapporto contrattuale, salvo opposizione secondo l’articolo 21 GDPR
Trattamento dei dati di traffico telefonico e/o telematico per finalità di fatturazione del servizio inclusi i pagamenti	fino a 6 mesi, salvo proroga, per la gestione di eventuali contenziosi
Conservazione dei dati di traffico telefonico e/o telematico per finalità di accertamento e repressione dei reati	rispettivamente 30 giorni (chiamate senza risposta), 12 mesi (traffico telematico), 24 mesi (traffico telefonico) e 72 mesi (per assistere le autorità competenti nella lotta contro il terrorismo e reati gravi), secondo le specifiche disposizioni di legge
Profilazione aggregata dei dati di traffico per migliorare la qualità dei servizi e/o prodotti commercializzati	per 24 mesi dalla cessazione del rapporto contrattuale, salvo opposizione secondo l’articolo 21, paragrafi 2 e 3 del GDPR.

 

9. Trasferimento dei Dati a paesi terzi.

I Contitolari si impegnano a trattare e conservare i Dati personali all’interno dello Spazio economico europeo (SEE).

Fermo restando quanto sopra, per il raggiungimento delle finalità di cui al paragrafo 4, i Dati potranno essere trasferiti extra SEE, in base e con le garanzie previste agli articoli 44 e ss. del GDPR, a soggetti che offrono ai Contitolari servizi connessi alle attività di trattamento effettuate (es. provider di servizi tecnologici, cloud, CRM, ecc.).

Tale trasferimento, se del caso, avverrà nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR e sarà disciplinato, a seconda dei destinatari, mediante il ricorso alle Clausole Contrattuali Standard (“SCC”) adottate dalla Commissione europea o - in alternativa - sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento, inclusa l’adesione al meccanismo di certificazione del “EU-U.S. Data Privacy Framework” (“DPF”). Per avere informazioni circa le garanzie inerenti al trasferimento di dati extra SEE, gli interessati possono scrivere all’indirizzo privacy@retelit.it.

 

10. Diritti esercitabili dall’interessato.

Durante il periodo in cui i Contitolari svolgono il trattamento dei Suoi Dati, Lei, in qualità di interessato può, in qualsiasi momento, esercitare i diritti previsti agli articoli da 15 e successivi del GDPR:

1. a. Diritto di accesso (art. 15 GDPR): Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi Dati, e, se del caso, il diritto di ricevere ogni informazione relativa al trattamento;
2. b. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei Suoi Dati, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
3. c. Diritto di cancellazione (oblio) (art. 17 GDPR): in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi Dati, qualora non rilevanti ai fini della prosecuzione del rapporto contrattuale e/o necessari per adempiere un obbligo di legge a cui sono soggetti i Contitolari e/o per l’accertamento, l’esercizio e/o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. d. Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento concernente i Suoi Dati, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;
5. e. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): Lei ha diritto a ricevere i dati personali che La riguardano, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e richiedere la loro trasmissione ad un altro titolare, se tecnicamente fattibile.
6. f. Diritto di opposizione al trattamento effettuato per legittimo interesse (art. 21 GDPR): Lei ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi Dati, se basato sulla condizione di liceità del legittimo interesse, salvo sussistano motivi legittimi per i Contitolari per continuare il trattamento, che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato, quali ad esempio l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
7. g. Revoca del consenso in relazione al trattamento effettuato per finalità di marketing e/o profilazione: è riconosciuto agli interessati il diritto di revocare il consenso prestato ove previsto quale base giuridica, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
   Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto e/o revocare il consenso alla profilazione, può scrivere una e-mail all’indirizzo dpo@retelit.it o privacy@retelit.it, utilizzare i nostri sistemi di cancellazione automatica previsti per le sole e-mail (opt-out) o accedere all’area Clienti utilizzando -ove disponibile-l ’apposita funzione.
8. h. I Contitolari del trattamento comunicano ( 19 GDPR), a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali, le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate. I Contitolari del trattamento comunicano agli interessati che ne facciano richiesta tali destinatari.

 

11. Diritto di proporre reclamo al Garante.

Nel caso ritenga che il trattamento dei dati personali effettuato dai Contitolari avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, potrà presentare un reclamo all’Autorità nazionale di controllo, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora, oppure nel luogo ove si è verificata la presunta violazione del Regolamento (Garante Privacy https://www.garanteprivacy.it ), o di adire le opportune sedi giudiziarie.

 

12. Disposizioni finali.

I Contitolari potrebbero cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente Informativa sulla privacy, la cui versione aggiornata è sempre reperibile sul sito internet della Capogruppo, all’indirizzo https://www.retelit.it/it/privacy.

 

Data di aggiornamento: 21 gennaio 2025

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